Where do you want to meet?

Hvordan vælger du det rette møderum?

Share
  • Book by the hour

  • Easy cancellation

  • Quick and easy

Satisfied customers

Your data is secure

Et møderum har stor indflydelse på mødeoplevelsen og dermed på mødets resultat. Når du skal vælge et sted som ramme om et betydningsfuldt møde, er der derfor en række kriterier der er vigtige at have for øje, så du kan finde det sted, der passer bedst til lejligheden og deltagerne.

I denne artikel beskriver jeg, hvilke kriterier du kan benytte og, hvordan rums praktiske, sociale og æstetiske funktion kan bruges som retningslinjer for valg af møderum.

Tre relevante kriterier

De kriterier det er vigtigt at have for øje, når du vælger et møderum, er følgende:

  • Hvem er deltagerne? (En ledergruppe fra en bank? En gruppe lærere? Kreative fra et reklamebureau? osv.)
  • Hvad er formålet med mødet? (Gennemgang af budget/økonomi? Forretnings- eller ideudvikling? Teamudvikling? osv.)
  • Det ønskede møderesultat (Et budgetudkast? Innovative ideer? Gode relationer? osv.)

Undgå det du plejer

Disse kriterier er vigtige. Uden dem er det let at blive revet med af en umiddelbar indskydelse og din personlige smag i valget af møderum. Eller måske tyer du, til det du plejer, fordi det er det sikreste – og det letteste! Ved at starte med de tre ovenstående kriterier, kan du nemmere tage en kvalificeret beslutning om, hvordan mødelokalet understøtter det, som skal ske på mødet.

Vælg det rigtige sted til dit møde

For at kunne gå konstruktivt til opgaven med at finde et passende møderum, er det også nødvendigt med nogle konkrete rumlige retningslinjer. Rum indeholder tre funktioner, som du kan bruge for at spore dig ind på et egnet møderum.

De tre funktioner

Som designkonsulent arbejder jeg selv ud fra de tre funktioner både i rumanalyser, rådgivning og indretning. De tre funktioner kalder jeg for den praktiske funktion, den sociale funktion og den æstetiske funktion.

Funktionerne letter arbejdet med at finde ud af:

  • Hvad det er for en type rum, der er behov for i en given sammenhæng – hvad skal du lede efter?
  • Hvad det er for en type rum du har foran dig – hvilke funktioner er fremherskende i det rum du kigger på?

Når du leder efter et møderum på Gaest.com, kan du altså både bruge funktionerne til at gøre dig tanker om hvilken type rum, der vil gavne det pågældende møde og dernæst til at analysere, om de rum, du ser, lever op til dine ønsker.

Rummets praktiske funktion

Rum har helt åbenlyst en praktisk funktion. Det fysiske rum afskærmer mod omgivelserne via loft, gulv og vægge. Det kan indeholde de borde og stole samt andet inventar, der gør at et møde kan løbe af stablen teknisk såvel som pladsmæssigt.

Det funktionelle

Den praktiske funktion har fokus på, at man sidder godt i stolene, at det tekniske og elektroniske udstyr fungerer, at der er et godt arbejdslys, at der er det rigtige antal siddepladser og, at man f.eks. kan se en tavle, skærm mm. Rummets praktiske funktion dækker med andre ord over det, vi traditionelt forstår ved ”det funktionelle”.

Et typisk møderum

Det er helt klart denne type af møderum, der findes flest af i både de offentlige og private kontorlandskaber og uddannelsesmiljøer. Ofte standser et rums indretning ganske enkelt, når denne funktion er opfyldt.

Værsgo': 30 inspirerende steder til dit næste møde

Rummets sociale funktion

Men et rum har andre funktioner end den praktiske. Ligesom vores beklædning ofte har andre betydninger og koder end det rent praktiske – ellers ville vi jo alle gå rundt i slidstærkt kanvas – så har rum det samme. Man kan f.eks. tale om, hvilken funktion et rum har for vores sociale relationer og interaktioner med andre mennesker. Det kalder jeg for rummets sociale funktion.

Rummet påvirker sociale interaktioner

Den sociale funktion handler om, hvordan vi som mødedeltagere påvirkes socialt af rummets indretning. Indretningen betyder noget for, hvordan vi kan placere os i forhold til hinanden. Om man sidder på lige rækker, der ikke lægger op til dialog eller, om vi placeres ved runde borde, hvor man kan se hinanden og lettere komme i samtale og interaktion.

De bløde møbler

Det betyder f.eks. også noget om rummet indeholder en sofagruppe eller andre ”bløde” møbler, der lægger op til uformel dialog, fremfor kun et mødebord med stole omkring. Ved den sociale funktion er der altså fokus på, om rummets inventar er placeret og udvalgt, så det lægger op til dialog og sociale interaktioner. Med andre ord: Kan I have givende samtaler og skabe gode relationer i rummet?

Se listen over Danmarks mest populære mødelokaler

Rummets æstetiske funktion

Det er rigtig godt, at være bevidst om, at placeringen af møbler og inventar konkret påvirker mødedeltagernes sociale interaktioner og relationer. Men der er endnu en funktion, der er væsentlig i et rum. En funktion hvis betydning ofte overses, men som har langt større betydning end de fleste regner med. Det er den æstetiske funktion.

Vi påvirkes ubevidst af atmosfæren i rum

Rummets æstetiske funktion handler om, at vi påvirkes sansemæssigt og følelsesmæssigt af de rum vi er i. Det er rummets atmosfære, der påvirker os. Et rums atmosfære opstår gennem brugen af farver, materialer, møbeltyper, lyssætning og lyd. Atmosfæren påvirker os først og fremmest på et ubevidst plan. Det vil sige, at atmosfæren ”farver” vores humør og adfærd uden – eller før – vi er klar over det.

Det æstetiske er mere end det pæne og skønne

Det er overvejende den æstetiske funktion, der bestemmer, om vi kan lide at være i et rum, om vi overraskes af et rum eller, om vi synes rummet er utiltalende. Det æstetiske har derfor ikke kun noget med det pæne eller skønne at gøre. Det æstetiske har at gøre med det, der påvirker vores sanser.

Hold møde i naturskønne omgivelser

Få ”vågne” mødedeltagere

Vores ”vågenhed” i forhold til at lære, samarbejde og huske påvirkes i høj grad af vores sanseindtryk. Det er derfor utrolig vigtigt, at du har den æstetiske funktion med i dine overvejelser ved valg af møderum.

Desværre nedprioriteres den æstetiske funktion i langt de fleste kontormiljøer og undervisningsmiljøer. Det giver dog en ekstra god grund til at tage ud af huset og holde møde i mere sansemæssigt stimulerende rum, der giver mødedeltagerne en ekstra oplevelse. Det gør dem mere ”vågne” og aktive samt mere modtagelige for læring.

Brug de 3 funktioner som retningslinjer

Du kan bruge de tre funktioner som retningslinjer for valg af møderum ved at overveje, hvordan de tre funktioner skal vægtes i rummet for at understøtte det pågældende møde.

Overvej følgende:

  • Hvem er mødedeltagerne? Hvad er formålet? Hvad er det ønskede resultat? Hvilken type af rum vil befordre et vellykket møde?

  • Skal det være et rum overvejende domineret af den praktiske funktion? Altså et nøgternt møderum, der ikke kræser for sanserne, men hvor udstyret er i orden?

  • Skal møderummet have en overvejende social funktion? Det vil sige, indeholde møbler, der gør, at man lettere kan snakke uformelt og måske fortroligt sammen? F.eks. en gruppe af bløde møbler eller et rundt mødebord fremfor et firkantet.

Eller er det vigtigste, at mødedeltagerne får en anden oplevelse end hjemmekontorets velkendte og måske temmelig kedelige møderum? Så skal du gå efter rum, hvor den æstetiske funktion er fremtrædende. Det er rum, hvor der er tænkt på at skabe en behagelig, unik eller overraskende atmosfære via brugen af farver, materialer, lys og inventar.

I næste artikel beskriver jeg, hvordan man kan se på den æstetiske funktion i rum fra forskellige perspektiver. Jeg gennemgår Æstetiktrappen™, som jeg har udviklet for at gøre det lettere at tage stilling til æstetik i rum. Via den kan du blive endnu mere præcis i dine valg af møderum på Gaest.com.

6 tips, der gør dit strategimøde mere innovativt (det rum du holder møde i, betyder mere end du tror)

...

Tine Rosa Ebdrup har virksomheden RUM&LIV. Hun rådgiver om strategisk brug af rum og atmosfære og indretter mødefaciliteter og læringsmiljøer. Udgangspunktet for Tines arbejde er metoder og redskaber udviklet gennem hendes Ph.d. bl.a. Æstetiktrappen TM. For rådgivning om, hvordan jeres rum kan optimeres skriv eller ring på: tine@rumogliv.dk / 422 444 62

Sign up for our newsletter and get inspiration for better meetings in your inbox.

All Articles