Video: Tre dårlige mødevaner du bør ændre i dag

På de interne tilbagevendende møder er der især tre dårlige mødevaner, som du med fordel kan gøre op med.

Mange af de møder vi holder bliver ofte brugt som et helle, hvor vi enten indtager eller ender i en passiv tilstedeværelse. Det giver os som regel følelsen af, at vi hverken bruger os selv, hinanden eller tiden godt nok.

En del af problemet er, at vi ofte gør mange ting på samme måde som for 30 år siden. Det er der ingen grund til.

Se videoen hvor Ditte Wulff forklarer hvilke vaner du bør ændre

Væk med informationspunkterne

Den første ting du skal gøre op med, er de mange informationspunkter der typisk er på de interne møder.

Ofte har man to-tre punkter med information i starten af mødet, som for eksempel “siden sidst" eller “nyt fra ledelsen”. Udover at de unødvendige, er det punkter, som tit stikker af. Informationer deles, og lige pludselig er der en diskussion i gang, som ikke handler om det, de skulle.

Så derfor: Fjern informationspunkterne fra dine interne møder, og læg dem i højere grad på intranettet eller på mail. Så bliver der mere tid til at du kan lave samskabelse, udviklingspunkter, vidensdeling - alt det, som I sikkert går rundt og efterspørger.

Udskift tidsstyring med målstyring

Hvis du skulle lave en top tre over frustrationer ved dine interne møder, er tid helt sikkert med på listen. Det handler oftest om, at mødet ikke starter til tiden, og at det ikke slutter til tiden.

Et møde skal selvfølgelig være booket til et bestemt tidspunkt, og det skal også have en bagkant. Ellers kan vores kalender ikke hænge sammen. Problemet er, at vi som mødeleder som regel brugder den tid, der er afsat: Der er sat 10 minutter af. Og når der er gået 10 minutter, så er vi færdige.

Men var mødet produktivt? Var det meningsfyldt? Var det værdifuldt? Det ved vi ikke, hvis det ikke er defineret, hvad det er, vi vil med punktet.

Derfor skal du udskifte tidsstyring med målstyring.

Målstyring handler om, at du helt ned i mindste detalje definerer, hvad det er du vil med punktet. I er færdige med punktet, når I kan tage en beslutning om X eller Y.

Det giver mere produktive snakke, fordi alle snakker i den samme retning. Og det giver en positiv succesfornemmelse, som er vigtig for teamet. Vi mangler nemlig tit at mærke, hvornår vi lykkes. Og det er til dels fordi den sædvanlige tidsramme ikke er produktiv.

Så definer målene for hvad det er hvert enkelt punkt skal kunne. Og stop knivskarpt, når I har nået det mål.

Spar tid ved at bruge længere tid på forberedelse

Der er ofte en accept af, at vi ikke behøver at forberede sig så meget til de møder, vi deltager i. Men vi ved, at hvis du forbereder dig bedre, så bliver møderne bedre.

Dine møder kan kort sagt blive kortere og de kan blive færre. Og vi kan frem for alt fjerne en masse spildtid, hvis vi bliver bedre til at opnå det vi skal på møderne.

Det starter med en beslutning om, at bruge længere tid på forberedelse. Og forberedelsestiden skal bruges på at gå rundt til mødedeltagerne, og finde ud af, hvad det er, de har på dagsordenen. Find ud af hvad de vil med de enkelte punkter. Og find ud af hvad der er nødvendigt at vide inden mødet, for at punktet kan behandles godt.

Så for at opsummere:

Fjern informationspunkterne og brug mere tid på co-creation, så det faktisk giver mening, at i er sammen i lokalet.

Drop tidsstyring af de enkelte punkter og lav i stedet for benhård målstyring af punkterne. Det giver jer meget mere produktivitet.

Gør med op med den stiltiende accept af, at møder ikke er noget man behøver at forberede sig til, men tag din forberedelse alvorligt, for det giver i den grad højere værdi.

Bonustrick: Fjern eventuelt

Fjern eventuelt fra dagsordenen. Det er et punkt, vi har taget med os fra en svunden tid. Men punktet bliver en bagdør for uforberedte mødedeltagere. For når du sender en dagsorden og mødemateriale ud, og siger, at det er vigtigt at man forbereder sig, bliver det kontraproduktivt samtidig at vise at mødedeltagerne altid kan komme med noget ekstra.

Ved at fjerne punktet eventuelt tvinges vi til at forholde os til hvad vi snakker om på mødet, og forberede punkterne godt.

...

Ditte Wulff er stifter af Mødehuset, der hjælper virksomheder og organisationer med at holde bedre interne møder.

  • Book by the hour

  • Easy cancellation

  • Quick and easy

Satisfied customers

Your data is secure

Be inspired!

Sign up to the Gaest Guide Newsletter and get our best tips and valuable resources to improve your meetings.

By signing up for this newsletter, you accept that Gaest.com will send you a newsletter and other promotions. Your information will not be used for any other purposes and you can unsubscribe at any time by following the unsubscribe links in the e-mails for by contacting us at privacy@gaest.com. Read more about our privacy policy.

All Articles