Guide: 14 konkrete tips, der gør mødeledelsen lettere

Ethvert møde har fortjent det bedste. Men mange møder har bare fået et blakket ry. Lidt ligesom tysktimerne. Kan du huske dem? Sjove at brokke sig over og ulidelige at sidde igennem.

Hvis du også holder for mange møder, som bare skal siddes igennem, er denne guide skrevet til dig. Her får du 14 konkrete tips, der gør mødeledelsen nemmere til dit næste møde.

Forberedelse før mødet

Du har med garanti deltaget i møder, der ikke var forberedt godt nok. For at skabe et godt møde - og ikke bare samle en flok mennesker - er der nogle indledende øvelser, du skal sørge for er i orden.

Skab et klart formål

Selvfølgelig har dit møde et formål. Ellers havde du jo slet ikke indkaldt til det. Men der er stor forskel på de møder, hvor I skal udveksle ideer eller viden og de møder, hvor der skal tages beslutninger.

Hvis du vil undgå, at det ender som klassens time, er det nødvendigt at definere et helt konkret formål med mødet. Sæt dig ned og skriv formålet klart og tydeligt som det første i mødeindkaldelsen.

Lav en god mødeagenda

Hånden på hjertet. Du har også prøvet det der med lynhurtigt at grifle en løs dagsorden ned i et worddokument 4 minutter før mødet og så sende det rundt, ikke? Det har de fleste.

Sørg for at lave en god mødeagenda. En agenda må ikke være urealistisk i forhold til den afsatte tidsramme, og bør kun indeholder punkter, I faktisk kan beslutte på mødet. Det betyder med andre ord, at der ikke må være punkter på dagsordenen, der ikke kan løses, fordi deltagerne ikke har beslutningskompetence til det.

Udvælg mødedeltagerne med omhu

Hvem skal med til mødet? Det er altid en balancegang at invitere lige præcis de mennesker, der er brug for. Sørg for, at alle du inviterer har relevans for mødets beslutinger. Det modsatte er spild af folks tid og kan ofte blive demotiverende.

Overvej hvilke faciliteter du skal bruge

Det er ærgerligt at sidde til et møde og mangle internetforbindelse, hvis du havde planlagt at præsentere et nyt website. Eller et whiteboard, projektor, skærm og lærred for den sags skyld.

Lokalets karakter har også stor betydning for mødet og den stemning, du ønsker at skabe til mødet. Skal det være i et kreativt og inspirerende rum med utraditionel indretning og skæve ideer - eller skal det være i et rum med rene linjer, hvide overflader og ro?

Mødets længde er endnu en faktor, der er afgørende for lokalets faciliteter, møblering og udformning. Hvis der er tale om et hurtigt og tempofyldt møde, kan det måske være en fordel at stå op?

Er det et møde, der kommer til at tage længere tid, kan det være en god ide med flere forskellige møbelarrangementer, så I kan skifte mellem at sidde ved et konferencebord, slappe af i bløde loungemøbler eller holde en del af mødet på en terrasse med frisk luft og en inspirerende udsigt.

Se listen over mødelokaler med frisk luft og god udsigt

Ordentlig forberedelse eller skud fra hoften?

Overvej om dette møde kræver forberedelse fra deltagerne. Det afhænger af temperament, men mange har tillagt sig den vane at tage et møde “fra hoften”. Det kan også passe fint til nogle typer af møder. Men har du et møde, hvor der er behov for en gennemgang af et komplekst emne for at kunne træffe beslutninger, er ordentlig forberedelse nødvendig.

Gode råd til selve mødet

Når de indledende forberedelser er gjort, har dit møde gode odds for både at blive godt og effektivt. Men der er stadig et par ting, du skal sikre dig.

Kom i god tid

At komme i god tid, signalerer ro og overskud - et godt udgangspunkt for dit møde. Det giver sig selv, men er værd at huske på alligevel. Kom til mødet i god tid og sørg for, at rummet og faciliteterne er i orden. Det giver dig også tid til at åbne relevante dokumenter på computere, finde koden til lokalets wi-fi, koble din computeren til projektoren og sørge for, at stole og borde står, som de skal.

Start og slut til tiden

Selv den bedste forberedelse kan ryge i vasken, hvis mødet ikke starter og slutter som aftalt. Som mødeleder er det op til dig at navigere sikkert gennem dagsordenen. Så derfor;

Start til tiden. Også selvom nogle af mødedeltagerne ikke er kommet. Det signalerer et stærkt budskab til alle deltagere om, at tiden er vigtig. De forsinkede vil forhåbentligt komme til tiden næste gang.

Slut til tiden. Også gerne 5 minutter før aftalt. Det giver alle mødedeltagere en mulighed for at small talke på vej ud ad døren og nå næste møde uden forsinkelser. Du vil blive meget populær for dette træk. Det lover vi.

Afstem forventningerne

Selvom dagsordenen er på plads, er det en god ide at starte med en kort forventningsafstemning, fx i stil med: “på mødet i dag forventer jeg, at vi X,Y og Z”. Spørg gerne de andre deltagere, om de har tilføjelser eller andre forventninger til mødet.

Involver alle

Husk at alle har noget vigtigt at sige (ellers havde du jo ikke indkaldt dem). Som mødeleder er det din opgave at sørge for, at alle bliver hørt og inddraget - også den mere stille type, der ikke råbe højt.

Bliv enig om uenigheder

Uenigheder vil opstå. Og ofte vil de komme til at fylde meget på et møde. Mødet kan sagtens fortsætte til næste punkt på dagsordenen, selvom I er uenige.

Ved uenigheder kan I komme videre til næste punkt ved at gøre det klart, hvad I er uenige om og konkluder på det. Hvad gør I ved det? Er det nødvendigt at gøre noget ved det? På den måde er I enige om at være uenige, har skrevet det ned, aftalt hvad der skal gøres ved det for at komme videre. Og så kan I gå videre til næste punkt.

Mobilfri zone?

Hvem har ikke lige tjekket mail eller Facebook under et møde? Det er de færreste, der går fri her. Bare rolig, vi siger det ikke til nogen.

Men det kan altså være temmelig forstyrrende og frustrerende med mødedeltagere, der tjekker deres telefon eller bliver afbrudt af notifikationer og opkald undervejs i mødet.

Overvej at bede alle om at sætte deres mobiltelefoner på lydløs. Eller gå mere drastisk frem og start med at deklarere mødelokalet for mobilfri zone.

En tredje mulighed er selvfølgelig at holde mødet ude af huset. Det giver typisk bedre fokus og færre forstyrrelser.

7 grunde til at dine møder bliver bedre, når du holder dem ude af huset (selvom det er lettere at blive hjemme på kontoret)

Afslut med brush up

Gennemgå lynhurtigt dagsordenen med de beslutninger og aftaler, I kom frem til under mødet.

Husk også at nævne, hvem der har ansvaret for de opfølgning på de forskellige punkter og fastsæt tidsfristen for opgaverne.

Når mødet så er færdigt

God opfølgning efter mødet er selvfølgelig vigtigt - og din fornemmeste opgave. Og hvis mødet er forberedt og gennemført fornuftigt, er denne del hurtigt overstået.

Skriv et brugbart referat

Ingen læser lange referater.

Heldigvis afsluttede du jo mødet med en kort gennemgang af dagsordenen og de beslutninger og aftaler, I kom frem til, ikke?

I så fald er dit korte og præcise beslutningsreferat så godt som skrevet allerede. Sørg for at det tydeligt fremgå, hvem der er ansvarlig for hvad og marker en tydelig deadline for opgaver.

Opfølgning

Som mødeleder er det vigtigt, at du sætter aftalerne i din kalender med det samme. Sørg for at følge op på de aftaler, I lavede under mødet.

Hvis det er nødvendigt, så aftal et opfølgningsmøde med en eller flere af deltagerne - eller aftal, hvordan en given opgave skal løses og afleveres.

Der må ikke være løse ender uden aftaler og opfølgning.

Du kom i mål!

Nu har dit møde fået som fortjent: Det allerbedste.

Husk på, at øvelse gør mester. Var der noget, der gled undervejs i mødet? Noget du glemte, eller noget, du ikke behøvede at gøre? Husk at notere dine erfaringer ned og korrigér næste gang, du arrangerer et møde.

Læs også: 3 tips til bedre mødeplanlægning

  • Book by the hour

  • Easy cancellation

  • Quick and easy

Satisfied customers

Your data is secure

Be inspired!

Sign up to the Gaest Guide Newsletter and get our best tips and valuable resources to improve your meetings.

*By signing up for this newsletter, you accept that Gaest.com will send you a newsletter and other promotions. Your information will not be used for any other purposes and you can unsubscribe at any time by following the unsubscribe links in the e-mails or by contacting us at privacy@gaest.com. Read more about our privacy policy.

All Articles