Hvor vil du holde møde?

Møder er virksomhedernes sorte huller

udgivet

Sorte huller er koncentrationer i universet, som vi forstår meget lidt af. På samme måde som universets sorte huller, har mange virksomheder også en koncentration af mangel på indsigt på mødeområdet, hvor vi bruger tusindvis af arbejdstimer hver eneste uge.

På globalt plan er det en voksende trend, at virksomheder fravælger de story og fancy hoteller til fordel for mindre og mere intime venues og mødefaciliteter. Hos salg, marketing, HR og ledelse lægges der mere vægt på stemning, indretning m.v., så mødelokalerne afspejler mødets formål.

Fremtidens møder bliver som at være derhjemme

Vores mødepræferencer udvikler sig

Trods den øgede bevidsthed om vigtigheden af mødelokalernes indretning og miljø, har vi stadig et stort sort hul. Både når det kommer til vores evne til at optimere mødebookingen og måle ROI’en på de mange møder, vi holder.

Men uanset om det er salgsmøder, statusmøder, rekrutteringsmøder eller kulturmøder mangler vi indsigt i effekten. Det kunne for eksempel være deltagernes adfærd før, under og efter mødet. Eller sporing af de såkaldte ”micro-reactions”, som er de små reaktioner, ofte forbedringer, som et møde fører til efterfølgende i organisationen som helhed.

Vores mødeindsigt har ikke udviklet sig

Når vi bruger penge på markedsføring, stiller vi altid krav om, at effekten kan måles på bundlinjen. Men når det kommer til vores mødekultur, er vores krav til en professionel effektmåling af de milliarder, vi investerer hvert eneste år fuldstændig fraværende.

Det bør vi få ændret på, og sikre, at vores mange møder også slår positivt ud på bundlinjen. Ligesom vores præferencer til mødelokaler udvikler sig, bør vores indsigt i møderne også gøre det.

6 tips, der gør dit strategimøde mere innovativt (det rum du holder møde i, betyder mere end du tror)

Mål effekten af dine møder

Når vi skal måle på effekten af vores møder, er det forbundet med en række udfordringer. En af dem er den fragmenterede måde, vi booker og sætter møderne op på. Nogle booker selv et frokostmøde med en vigtig kunde. Andre indkalder til et hastemøde for at gennemgå en vigtig sag. Andre igen kigger efter et spændende venue til en influencer-event.

I alle disse eksempler bookes og effektmåles disse små og særskilte møder sjældent igennem én centraliseret afdeling. I stedet tager den enkelte medarbejder fat på den ønskede venue og booker direkte der. Betalingen sker typisk via et firma-betalingskort og klassificeres måske som en udgift til ”rejser og underholdning”. Målbarheden bliver kort sagt meget vanskelig.

Det ser heldigvis ud til at virksomhederne er begyndt at blive mere opmærksomme på disse sorte huller. Især på CFO-niveau ser vi eksempler på, at ledelsen forsøger at afbøde effekten af fragmenteringen gennem regler og principper som dette: Du får ikke dækket dine udgifter, med mindre du følger vores procedure på området, eller: Vær venlig at køre alle dine mødeaktiviteter igennem vores relevante afdeling, så vi er sikre på, at vi altid får den lavest mulige pris.

De nuværende strategier fejler

Udfordringen er, at disse strategier sjældent får succes. Det skyldes først og fremmest, at rigtig mange medarbejdere gerne selv vil bestemme hvor de vil holde deres møder. Vi ser ofte, at medarbejderne foretrækker steder, der passer til formålet for mødet - og det er sjældent et af de hoteller, virksomheden har indgået aftale med.

Derudover har mange medarbejdere opbygget relationer til bestemte mødelokationer - og foretrækker derfor disse. Det afføder en række store udfordringer, når virksomheden ønsker at styre de fragmenterede mødeudgifter og måle effekten af de møder, der afholdes.

Manglende data forhinder forbedring

Konsekvensen er, at man ikke opsamler og analyserer data fra de mange små møder. Det betyder, at de større organisationer ikke har de nødvendige data til at indkøbe mødefaciliteter til særligt konkurrencedygtige priser hos leverandørerne. 

Dertil kommer den anden centrale udfordring, som er, at man ikke kan imødekomme ønsket om at måle ROI’en på møderne. Når både marketing, salg, HR og ledelse benytter sig af den fragmenterede tilgang, bliver det svært at holde disse teams oppe på deres samlede budgetter, konverteringsmål samt effektiviteten af møderne. Og umuligt at forbedre dem fremadrettet.

Undersøgelse: Vi spilder tiden, når vi går til møde

Et bud på en fremtidssikret løsning

Den eneste måde at løse denne udfordring er at finde bedre bud på, hvordan man kan source, booke og konsolidere sin mødebooking og opsamle data herfra.

Her vil teknologien kunne hjælpe os med platforme og systemer, der tager højde for virksomhedens retningslinjer, og præsenterer medarbejderne for et udbud baseret på den overordnede compliance.
En sådan løsning skal både tage højde for virksomhedens ønske om styring og effektmåling, og give medarbejderne den nødvendige frihed til at vælge det rigtige venue.

En sådan samlet løsning findes endnu ikke på markedet, men med den hastige teknologiske udvikling kombineret med massive milliardinvesteringer i mødesektoren, ligger det formentlig ikke langt ude i fremtiden. Og så kan vi endelig eliminere nogle af disse sorte huller, hvor både viden og penge lige nu bliver suget ind i – uden at vi rigtig kan eller gør noget ved det.

Guide: 14 konkrete tips, der gør mødeledelsen lettere

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få inspiration til bedre møder i din mailboks.

Alle artikler