Hvor vil du holde møde?

Tre tips til møder, der ikke spilder din tid

udgivet

Dårlige møder er spild af din tid. Og dine kollegers. Brug disse tre regler til at sikre dig, at dine møder ikke er spild af tid og energi.

Møder burde være fundamentet for et godt samarbejde i virksomheden, men sætninger som “…så indkalder jeg lige til et møde” får de fleste af os til at stirre tomt ud i rummet.

Mange af de møder vi går til, har nemlig ikke et klart formål. Du deltager, fordi du skal, eller for at sikre dig, at du ikke går glip af noget vigtigt.

Så du sidder nede i hjørnet og venter på, at du også kan få lov sige noget. Om ikke andet, så bare for at alle ved, at du lytter efter.

Imens tjekker du mobilen diskret under bordet, mens frustrationen over ikke at bruge tiden på dagens to do-liste stiger.

Kan du genkende det?

I en hverdag, hvor vi bruger stadig mere tid på møder - ledere tilbringer for eksempel 12 timer om ugen i et mødelokale - burde unødvendige og uproduktive møder være bandlyst.

Så hvad nu hvis dit næste møde skabte nye resultater på grund af deltagernes samlede viden og kreativitet?

Følg disse tre grundregler - så er du godt på vej.

Alle møder skal have et klart formål (og et spørgsmål)

Det er vigtigt, at du bruger din tid og energi på opgaver med et klart formål. Og det gælder især, når du inddrager andre i opgaven.

Du må derfor ikke indkalde til et møde, før du har brugt den nødvendige tid på at lave en kort, klar og let forståelig beskrivelse af den opgave, du prøver at løse - eller den løsning, du gerne vil nå frem til. Gør det klart, hvad du behøver hjælp til.

Nu skal du formulere et spørgsmål. Spørgsmålet skal bruges som fixpunkt for dit møde. Hver gang diskussionen stikker af, kan du bruge dit spørgsmål til at få alle tilbage på sporet.

Brug gerne åbne spørgsmål - hvad nu hvis / hvordan / hvorfor - der inviterer deltagerne til at bruge deres viden og kreativitet.

Omdrejningspunktet for gode møder er et specifikt problem og et spørgsmål, som deltagerne kan relatere til - og som invitere dem til at tænke sig om og bruge deres viden.

Alle møder skal have en mødeleder

Hvis du kan starte mødet med at spørge: “Hvem er mødeleder her?”, og ingen svarer, skal du skynde dig ud af døren igen.

For hvis et møde skal handle om at få hjælp til at løse en opgave, bliver du nødt til at vide, hvem du hjælper og hvad problemet er.

Der er altså brug for en mødeleder - kun en! - som er ansvarlig for at holde diskussionen på rette spor og afslutte mødet, når opgaven er løst.

Gode møder formes ved at alle deltagere har en grund til at være med og aktivt opmuntres til at bringe deres bedste ideer og løsninger på banen.

Alle møder skal faciliteres

Selvom du har formuleret en klar opgave, et godt spørgsmål og engageret mødedeltagerne i at finde en løsning, er det stadig nødvendigt at sikre en værdifuld dialog. Det er det fordi kvaliteten af din løsning aldrig kan blive bedre, en kvaliteten af dialogen i mødelokalet.

Start med at gennemgå dagsordenen og fortæl dine forventninger til mødet. Gør det fx klart, at du vil tillade dig at afbryde og fortsætte til næste punkt, hvis det bliver nødvendigt for at holde tiden eller dialogen på rette spor.

Ved at bruge 2 minutter op at sikre dig, at alle er med på mødets betingelser skaber du langt bedre betingelser for, at I sammen kan skabe gode resultater.

Det er ikke nødvendigvis nemt, men øv dig i at være høflig, men også direkte i din måde at facilitere diskussionerne på. Og træn dig i at få alle til at engagere sig og brug deres viden til at kvalificere dialogen ved at stille spørgsmål, der inviterer til dybdegående svar.

Guide: 14 konkrete tips, der gør mødeledelsen lettere

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få inspiration til bedre møder i din mailboks.